Sie haben Ihre Notenübersicht der Universität Halle‑Wittenberg verlegt und benötigen sie dringend für Bewerbungen, Stipendien oder Weiterstudium? Dieser Leitfaden erklärt, welche Dokumente nötig sind, welche Behördengänge Sie absolvieren müssen und wie Sie den Prozess ohne Umwege abschließen.
Schnellübersicht (FAQ)
- Wer kann Ersatz erhalten? Alle eingeschriebenen oder ehemaligen Studierenden, die ihren Verlust nachweisen können.
- Welche Unterlagen werden verlangt? Identitätsnachweis, Immatrikulations‑ bzw. Exmatrikulationsbescheinigung, Verlustanzeige.
- Wie lange dauert die Ausstellung? In der Regel 2‑4 Wochen, je nach Arbeitsaufkommen der Fakultät.
- Kosten? Eine Bearbeitungsgebühr von 15‑25 €, die direkt an die Universitätsverwaltung zu zahlen ist.
- Wo kann ich weiterführende Informationen finden? Auf der offiziellen Seite der Universität Halle‑Wittenberg oder bei Urkunden‑Atelier.
1. Warum geht das Dokument häufig verloren?
Studierende lagern Notenübersichten häufig in verstreuten Ordnern, in digitalen Clouds oder transportieren sie zu Praktika. Das erhöht das Risiko von Beschädigung oder Verlust. Ein kurzer Blick auf typische Szenarien kann helfen, das Problem zu verstehen:
1.1 Physische Lagerung
Der Originaldruck wird häufig in der Studienmappe, im Wohnungsumzug oder beim Auslandssemester mitgenommen. Wenn er nicht gescannt wird, bleibt nur das Papier zurück.
1.2 Digitale Kopien
Viele setzen ausschließlich auf PDF‑Dateien. Beim Festplattendefekt oder versehentlichem Löschen geht die Kopie ebenfalls verloren.
1.3 Diebstahl oder Beschädigung
Bei einem Umzug, einem Hausbrand oder einem Einbruch kann das Dokument vollständig zerstört werden.
2. Rechtlicher Rahmen in Deutschland
Die Notenübersicht ist kein amtlicher Pass, aber sie ist ein amtlich ausgestelltes Zeugnis gemäß § 13 Hochschulgesetz Sachsen‑Anhalt. Das bedeutet:
- Sie darf nicht als Original für offizielle Anträge verwendet werden, wenn nur eine Kopie vorliegt.
- Die Universität ist verpflichtet, eine Zweitausfertigung zu erstellen, solange ein berechtigtes Interesse besteht.
- Fälschungen und Missbrauch können strafrechtlich verfolgt werden (§ 132a StGB).
Die meisten Hochschulen verlangen deshalb einen formellen Antrag und einen Nachweis über den Verlust.
3. Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung zum Ersatz
3.1 Kontaktaufnahme mit der Prüfungsverwaltung
Navigieren Sie zur Seite der Prüfungs- und Studienverwaltungsstelle (PSV) Ihrer Fakultät. Dort finden Sie das Online‑Formular „Verlustmeldung Notenübersicht“. Alternativ können Sie eine E‑Mail an psv@uni-halle.de senden.
3.2 Verlust anzeigen
Im Formular geben Sie folgende Angaben an:
- Vollständiger Name (wie im Originalzeugnis)
- Matrikelnummer
- Studiengang und Abschlussjahr
- Kurze Schilderung des Verlusts (z. B. „Verloren beim Umzug am 12.01.2024“)
Ein unterschriebener Verlustnachweis muss als Anhang hochgeladen werden. Das kann ein von der Hausratversicherung ausgestelltes Dokument oder eine eidesstattliche Erklärung sein.
3.3 Identitätsnachweis erbringen
Reichen Sie eine Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses ein. Die Universität prüft damit, dass die Anfrage nicht von Dritten gestellt wird.
3.4 Immatrikulations‑/Exmatrikulationsbescheinigung beifügen
Für aktuelle Studierende genügt die aktuelle Immatrikulationsbescheinigung (online über Studentenportal). Für Alumni benötigen Sie die Exmatrikulationsbescheinigung.
3.5 Antrag auf Zweitausfertigung stellen
Nach Eingang aller Unterlagen prüft die Prüfungsverwaltung den Antrag. In der Regel erfolgt eine Rückmeldung innerhalb von fünf Werktagen. Bei fehlenden Dokumenten erhalten Sie eine Nachforderung.
3.6 Zahlung der Bearbeitungsgebühr
Die Gebühr wird per Überweisung auf das im Bescheid angegebene Konto beglichen. Der Verwendungszweck muss exakt „Zweitausfertigung Notenübersicht – Matrikelnummer“ lauten.
3.7 Erhalt der neuen Notenübersicht
Die Universität versendet die Zweitausfertigung per Einschreiben oder Sie können sie persönlich im Prüfungsamt abholen. Das Original trägt dieselbe Signatur und dasselbe Siegel wie das Erstexemplar.
4. Was kostet der Ersatz?
Die Hochschulstatistik für 2023 weist durchschnittliche Bearbeitungsgebühren von 15 € bis 25 € aus. Diese Kosten decken den Verwaltungsaufwand und den Materialeinsatz (Spezialpapier, offizielles Siegel). Die Zahlung ist obligatorisch, bevor das Dokument erstellt wird.
5. Tipps zur Vermeidung zukünftiger Verluste
- Digital sichern: Scannen Sie das Dokument sofort nach Erhalt ein und speichern Sie die PDF-Datei in zwei getrennten Cloud‑Diensten.
- Physisch schützen: Legen Sie das Original in ein säurefreies Archivfach und lagern Sie es an einem trockenen, sicheren Ort.
- Regelmäßige Backups: Erstellen Sie alle sechs Monate ein neues Backup, damit Sie im Falle eines Festplattenausfalls nicht alles verlieren.
- Benachrichtigen Sie Ihre Versicherung: Viele Hausratversicherungen übernehmen die Kosten für die Ausstellung einer Zweitausfertigung, wenn der Verlust dokumentiert ist.
- Notenübersicht bei offiziellen Stellen hinterlegen: Für Bewerbungen können Sie die digitale Kopie direkt an Arbeitgeber oder Stiftungen senden, ohne das Original zu riskieren.
6. Sonderfälle
6.1 Auslandsaufenthalt
Studierende, die im Auslandssemester sind, können den Antrag per E‑Mail einreichen. Die Hochschule sendet die Zweitausfertigung dann per internationalen Expressversand. Beachten Sie mögliche Zollbestimmungen bei Empfang im Ausland.
6.2 Nicht‑deutsche Staatsbürger
Für internationale Studierende kann ein beglaubigter Übersetzer verlangt werden. Die Beglaubigung erfolgt meist durch das Notariat oder die Deutsche Botschaft im Heimatland.
6.3 Wiederholungsstudium
p>Wenn Sie ein Studium wiederholen, kann die Prüfungsverwaltung mehrere Notenübersichten für verschiedene Abschlusszeiträume ausstellen. Geben Sie im Antrag das gewünschte Semester oder das Abschlussjahr an.
7. Fazit und Handlungsempfehlung
Der Verlust einer Notenübersicht ist ärgerlich, aber kein unüberwindbares Hindernis. Mit einem klaren Antrag, den richtigen Nachweisen und einer kleinen Gebühr erhalten Sie innerhalb weniger Wochen eine rechtssichere Zweitausfertigung. Nutzen Sie die in diesem Leitfaden genannten Präventionsmaßnahmen, um zukünftige Verluste zu vermeiden, und bewahren Sie sowohl digitale als auch physische Kopien sicher auf.
Wenn Sie sofort mit dem Antrag starten wollen, besuchen Sie das Urkunden‑Atelier für zusätzliche Vorlagen und Checklisten, die Ihnen das Ausfüllen der Formulare erleichtern.
