Universität Greifswald Diplomzeugnis verloren – was jetzt?

Sie haben Ihr Diplomzeugnis der Universität Greifswald verlegt und benötigen eine offizielle Ersatzbescheinigung – dieser Leitfaden beantwortet alle relevanten Fragen und führt Sie Schritt für Schritt durch das Verfahren.

Schnelle Übersicht

Rechtliche Grundlagen

Welche Dokumente gelten als offizielles Diplomzeugnis?

Ein Diplomzeugnis der Universität Greifswald wird vom Prüfungsamt ausgestellt und trägt das offizielle Siegel der Hochschule, die Unterschrift des Rektorats sowie die eindeutige Prüfungsnummer. Dieses Dokument ist gemäß § 126 BGB ein Urkundendokument und hat im Rechtsverkehr verbindliche Wirkung.

Welche Rechtsfolgen hat ein Verlust?

Der Verlust eines offiziellen Urkundendokuments ist kein strafrechtlicher Verstoß, doch die Vorlage eines nicht‑authentischen Dokuments kann nach § 132a StGB als Urkundenfälschung geahndet werden. Deshalb ist eine amtliche Ersatzbescheinigung zwingend erforderlich, wenn das Original nicht mehr auffindbar ist.

Schritte zur Wiederbeschaffung

1. Verlust unverzüglich melden

Kontaktieren Sie das Prüfungsamt der Universität Greifswald per E‑Mail oder telefonisch. Die Meldung sollte das Datum des Verlustes und eine kurze Schilderung der Umstände enthalten. Eine schriftliche Verlustanzeige ist ebenfalls möglich und dient als Nachweis für spätere Anträge.

2. Persönliche Identitätsprüfung

Um Missbrauch zu verhindern, verlangt das Prüfungsamt eine Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses sowie einen aktuellen Immatrikulations‑ bzw. Exmatrikulationsnachweis. Diese Unterlagen werden ausschließlich zur Verifizierung Ihrer Identität verwendet.

3. Antrag auf Ersatzzeugnis ausfüllen

Der Antrag kann online im Rahmen des Serviceportals der Universität heruntergeladen werden. Er beinhaltet Felder für Ihren Namen, Geburtsdatum, Matrikelnummer, Studiengang und Abschlussjahr. Unterschreiben Sie das Formular eigenhändig – digitale Unterschriften werden von der Hochschule nicht akzeptiert.

4. Gebühren entrichten

Für die Ausstellung eines Ersatzdokuments fällt eine Verwaltungsgebühr an (in der Regel 20 € für Studierende, 30 € für Alumni). Die Zahlung erfolgt per Überweisung an das im Antragsformular angegebene Konto. Ohne Zahlungsnachweis wird der Antrag nicht weiter bearbeitet.

5. Bearbeitungszeit und Versand

Nach Zahlungseingang prüft das Prüfungsamt die Unterlagen. Die reguläre Bearbeitung dauert etwa 14 Tage. Das Ersatzzeugnis wird per Einschreiben an die im Antrag angegebene Anschrift gesendet. Für internationale Empfänger kann ein Expressversand gegen Aufpreis vereinbart werden.

6. Bestätigung des Erhalts

Sobald Sie das Dokument erhalten haben, unterschreiben Sie die Empfangsbestätigung und senden Sie sie per Scan zurück. Dieser Schritt schließt den Vorgang ab und bestätigt, dass das Ersatzzeugnis nun als offizielles Original gilt.

Alternative Lösungen bei unauffindbarem Original

Ist das Original nicht mehr nachweisbar – beispielsweise nach einem Brand oder Diebstahl – können Sie zusätzlich eine eidesstattliche Erklärung beim Notar hinterlegen. Diese Erklärung wird von vielen Behörden als ergänzender Nachweis akzeptiert, insbesondere wenn Sie das Dokument für behördliche Anträge (z. B. Blue Card, Visum) benötigen.

Ein weiterer Weg ist die Beantragung einer „Urkunde in Kopie“ (Kopie mit Vermerk „Kopie des Originals, ausgestellt vom Prüfungsamt“). Diese Kopie hat nur innerhalb der Universität volle Gültigkeit, wird jedoch von vielen Arbeitgebern als vorläufiger Nachweis anerkannt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

• Wie lange dauert es, bis ich das Ersatzzeugnis erhalte? In der Regel 2–4 Wochen, bei Expressversand 5–7 Tage.
• Kann ich den Antrag auch aus dem Ausland stellen? Ja, solange Sie die geforderten Identitätsnachweise digital einreichen und die Gebühren per internationaler Banküberweisung begleichen.
• Was kostet die eidesstattliche Erklärung? Notarkosten liegen zwischen 30 € und 50 €, abhängig vom Bundesland.
• Muss ich das Original nachträglich zurückgeben? Nein, das Original bleibt Ihr Eigentum. Das Ersatzzeugnis ist ein gleichwertiges offizielles Dokument.
• Kann ich das Ersatzzeugnis online einsehen? Das Prüfungsamt stellt Ihnen eine digitale Vorschau (PDF) zur Freigabe bereit, bevor der Druck erfolgt.

Was tun, wenn das Original endgültig verloren ist?

In diesem Fall sollten Sie neben dem offiziellen Ersatzzeugnis zusätzlich eine schriftliche Bestätigung des Studienverlaufs anfordern. Diese wird häufig als „Studiennachweis“ bezeichnet und enthält detaillierte Angaben zu examinierten Modulen, Noten und ECTS‑Punkten. Solche Nachweise können Sie bei der Agentur für Arbeit, bei der Beantragung einer akademischen Promotion oder bei internationalen Arbeitgebern vorlegen.

Für weitere Informationen und Hilfestellungen empfiehlt sich ein Blick auf die Service‑Seite der Universität Greifswald sowie ein kurzer Austausch mit der Studierenden‑beratung. Dort erhalten Sie aktualisierte Formulare und aktuelle Bearbeitungsfristen.

Falls Sie Unterstützung bei der Beschaffung von Ersatzdokumenten benötigen, finden Sie auf Urkunden Atelier weitere Hinweise zu legalen Nutzungsmöglichkeiten von Replikaten für private Archivierung.

Fazit

Der Verlust eines Diplomzeugnisses ist ärgerlich, lässt sich jedoch mit einem strukturierten Vorgehen zügig beheben. Durch die sofortige Meldung beim Prüfungsamt, die Bereitstellung eindeutiger Identitätsnachweise und die Zahlung der Verwaltungsgebühr erhalten Sie innerhalb weniger Wochen ein rechtssicheres Ersatzdokument. Ergänzend können eidesstattliche Erklärungen und Studiennachweise die Nachweisführung gegenüber Behörden und Arbeitgebern weiter stärken.