Viele Absolventinnen und Absolventen der Universität Potsdam stehen plötzlich vor dem Problem, dass das Original‑Diplomzeugnis nicht mehr auffindbar ist – ein Verlust, der im Berufsleben oder bei Behördengängen schnell zu Komplikationen führen kann.
- Anspruchsberechtigte: Alumni, aktuelle Studierende, Auslandsexperten.
- Benötigte Unterlagen: Personalausweis, Immatrikulations‑ bzw. Exmatrikulationsnachweis, Sperrvermerk‑Formular.
- Bearbeitungsdauer: In der Regel 2‑4 Wochen.
- Kosten: Verwaltungsgebühr plus optionale Beglaubigungsgebühr.
- Wichtiger Hinweis: Die Zweitschrift ist kein Original, sondern ein beglaubigtes Duplikat für private und bzw. offizielle Zwecke.
1. Wer hat Anspruch auf eine Zweitschrift?
Die Universität Potsdam stellt eine zweifache Ausfertigung des Diplomzeugnisses aus, wenn das Original verloren, zerstört oder unleserlich ist. Anspruch haben:
- Alumni, die ihr Zeugnis nach dem Abschluss benötigen.
- Studierende, die ihr Studium noch nicht abgeschlossen haben, aber ein Ersatzzeugnis für Praktika oder Stipendien brauchen.
- International Studierende, die ihr Dokument im Rahmen einer Anerkennung im Heimatland vorlegen müssen.
In allen Fällen muss ein nachvollziehbarer Grund vorliegen und die Universität den Verdacht auf Missbrauch ausschließen können.
2. Welche Unterlagen sind zwingend erforderlich?
Um den Antrag zu bearbeiten, verlangt das Prüfungsamt der Universität folgende Dokumente:
- Identitätsnachweis: Gültiger Personalausweis oder Reisepass.
- Immatrikulations‑ bzw. Exmatrikulationsbestätigung: Offizielle Bescheinigung, die den Studienstatus belegt.
- Verlust‑ bzw. Beschädigungsnachweis: Eine eidesstattliche Erklärung oder ein Polizeibericht, wenn das Original gestohlen wurde.
- Kontaktformular: Vollständig ausgefülltes Antragsformular, das auf der Website der Fakultät heruntergeladen werden kann.
- Gebührennachweis: Kopie der Überweisung für die anfallende Verwaltungsgebühr.
Alle Unterlagen sollten in PDF‑Format (max. 5 MB) hochgeladen werden. Bei Fragen zum Dateiformat steht das Service‑Team per E‑Mail zur Verfügung.
3. Schritt‑für‑Schritt: Antrag bei der Universität Potsdam
3.1 Online‑Portal aufrufen
Besuchen Sie das offizielle Urkunden‑Atelier Portal der Universität (linkt zum zentralen Service‑Portal). Loggen Sie sich mit Ihrer Matrikelnummer und dem zugehörigen Passwort ein.
3.2 Antragsformular auswählen
Im Bereich „Studien‑ und Prüfungsservice“ finden Sie das Modul „Zweitschrift Diplomzeugnis“. Laden Sie das Formular herunter, füllen Sie alle Felder aus und unterschreiben Sie digital.
3.3 Dokumente hochladen
Im nächsten Schritt laden Sie die in Abschnitt 2 genannten Nachweise hoch. Achten Sie darauf, dass Namen und Geburtsdatum exakt mit dem Original übereinstimmen.
3.4 Gebühren überweisen
Die Verwaltungsgebühr beträgt derzeit 45 Euro. Der Verwendungszweck muss exakt „Zweitschrift‑Diplomzeugnis“ enthalten. Nach Eingang der Zahlung wird der Antrag automatisch weitergeleitet.
3.5 Bestätigung und Nachverfolgung
Sie erhalten per E‑Mail eine Eingangsbestätigung mit einer Referenznummer. Über das Online‑Portal können Sie den Bearbeitungsstatus jederzeit prüfen.
4. Besonderheiten für internationale Studierende
Wenn Sie Ihr Diplomzeugnis im Ausland vorlegen müssen, ist es ratsam, zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung nach § 165 StGB verlangen zu lassen. Viele Botschaften akzeptieren nur Dokumente, die mit einer Apostille versehen sind. Die Universität Potsdam kann eine Apostille auf Antrag ausstellen, sofern das Zielland Mitglied des Haager Übereinkommens ist.
5. Häufige Probleme und praktikable Lösungen
- Unstimmigkeiten im Namen: Prüfen Sie die Schreibweise in Ihrem Personalausweis und im Immatrikulationsnachweis. Kleine Abweichungen führen zu Verzögerungen.
- Fehlende Unterschrift des Dekans: In diesem Fall kann das Prüfungsamt das Dokument mit einer offiziellen Siegelbestätigung ausstatten – kostenpflichtig, aber rechtlich gleichwertig.
- Verlorene E‑Mail‑Bestätigung: Nutzen Sie die Funktion „Zugangslink erneut senden“ im Online‑Portal.
6. Kosten, Bearbeitungszeit und Zahlungsmodalitäten
Die reine Verwaltungsgebühr liegt bei 45 Euro. Für eine offizielle Beglaubigung (inkl. Siegel) wird ein Aufschlag von 20 Euro erhoben. Die Zahlung erfolgt per Überweisung oder über das telefonische Lastschriftverfahren. Sobald die Zahlung verbucht ist, beginnt die Bearbeitung – die reguläre Frist beträgt 14 Tage, in Stoßzeiten (z. B. Semesterende) kann sie bis zu 28 Tage betragen.
7. Was tun, sobald die Zweitschrift eintrifft?
Nach Erhalt prüfen Sie sofort:
- Ob Name, Geburtsdatum und Studiengang korrekt wiedergegeben sind.
- Ob das Siegel und die Unterschrift des jeweiligen Prüfungsamts gut lesbar sind.
- Ob eventuelle Beglaubigungen (Übersetzung, Apostille) korrekt beigefügt wurden.
Bei Abweichungen muss das Dokument unverzüglich zurückgeschickt werden – die Universität bietet einen kostenfreien Korrekturservice an.
8. FAQ – Die häufigsten Fragen kompakt beantwortet
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Wie lange dauert die Ausstellung? | In der Regel 2‑4 Wochen, bei Hochbetrieb bis zu 6 Wochen. |
| Kann ich das Original sofort wieder erhalten? | Nein, die Zweitschrift ist ein Duplikat. Das Original bleibt beim Prüfungsamt. |
| Ist eine Online‑Beantragung möglich? | Ja, über das offizielle Service‑Portal der Universität Potsdam. |
| Welche Gebühren fallen an? | Verwaltungsgebühr 45 Euro, Beglaubigungsaufschlag 20 Euro optional. |
| Gilt die Zweitschrift für Bewerbungen im Ausland? | Ja, sofern sie mit einer beglaubigten Übersetzung und ggf. Apostille versehen ist. |
Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen die notwendigen Informationen liefert, um die Zweitschrift Ihres Diplomzeugnisses der Universität Potsdam unkompliziert zu erhalten. Sollten weitere Fragen auftauchen, steht das Studierendensekretariat gerne per Telefon oder E‑Mail zur Verfügung.
