Sie besitzen ein Diplom der Universität Bremen und möchten sicherstellen, dass es langfristig erhalten bleibt – sowohl in physischer Form als auch digital. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, welche Maßnahmen nötig sind, um ein verlässliches Backup zu erstellen und rechtliche Fallstricke zu vermeiden.
Kurze Zusammenfassung
- Prüfen Sie die rechtlichen Vorgaben für digitale Kopien.
- Scannen Sie das Original mit 600 dpi in PDF/A‑Format.
- Erfassen Sie Metadaten wie Name, Abschlussjahr und Studiengang.
- Nutzen Sie eine druckfähige Vorlage für ein physisches Ersatzexemplar.
- Speichern Sie das Backup an mindestens zwei getrennten Orten (externer HDD + Cloud).
Warum ein Backup unverzichtbar ist
Ein einmal verloren gegangenes Diplom kann nicht nur persönliche Erinnerungen gefährden, sondern im beruflichen Kontext auch den Zugang zu bestimmten Stellen oder Förderungen erschweren. Studien von 2022 zeigen, dass 23 % der Befragten ihr Originaldokument mindestens einmal verloren haben. Ein gut gesichertes Backup reduziert das Risiko erheblich.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Nach § 13 Abs. 1 Berichtsgesetz dürfen offizielle Urkunden nur in ihrer Originalform vorgelegt werden. Für private Kopien gilt jedoch ein Graubereich: Solange die Kopie nicht als offizielles Dokument ausgegeben wird, ist die Anfertigung zulässig. Dennoch sollte die digitale Version eindeutig als „Kopie“ gekennzeichnet sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Kennzeichnung von Kopien
Fügen Sie im digitalen Dokument eine Fußzeile ein, die klarstellt: „Digitale Kopie – Nicht zur Vorlage bei Behörden“. Bei der physischen Vorlage kann ein wasserzeichenartiger Hinweis auf dem Vorsatzblatt platziert werden.
Technische Anforderungen für die Archivierung
Die Qualität der Digitalisierung ist entscheidend. Veraltete Scan‑Einstellungen führen zu unscharfen Bildern, was spätere Lesbarkeit und Verifizierbarkeit beeinträchtigt.
Empfohlenes Scan‑Format
- Auflösung: mindestens 600 dpi (dots per inch)
- Farbtiefe: 24‑Bit für Farbdokumente, 8‑Bit Graustufen für schwarz‑weiße Urkunden
- Dateiformat: PDF/A‑1b (Langzeitarchivierung)
Metadaten erfassen
Zusätzlich zum Bild sollten folgende Metadaten im PDF eingebettet werden:
- Vollständiger Name des Absolventen
- Studiengang und Abschlussbezeichnung (z. B. „Diplom‑Ing.“)
- Abschlussjahr
- Dokumenten‑ID (falls vorhanden)
- Erstellungsdatum der Kopie
Erstellung einer druckfähigen Vorlage
Für den Fall, dass das Original beschädigt wird oder Sie ein Ersatzexemplar für private Zwecke benötigen, empfiehlt es sich, eine druckbare Vorlage zu erstellen. Diese sollte exakt das Layout des Originaldokuments nachbilden, jedoch deutlich als Kopie erkennbar sein.
Design‑Vorlage nutzen
Eine häufig genutzte Methode ist das Anlegen einer Vorlage in einem Vektor‑Programm (z. B. Adobe Illustrator) oder in einer Textverarbeitung mit Unterstützung für Layout‑Vorlagen. Die wichtigsten Elemente sind:
- Universitätslogo der Universität Bremen (nur in kleiner Größe und farblich abgedunkelt)
- Unterschriftenfelder mit dem Vermerk „Kopie“ darunter
- Versiegelungsbereich mit durchscheinendem Wasserzeichen
Papierwahl und Druck
Für ein langlebiges Ersatzexemplar wählen Sie säurefreies Archivpapier (80 g/m²). Der Druck in hoher Auflösung (mindestens 2400 dpi) gewährleistet Schärfe und Klarheit. Nach dem Druck kann das Dokument mit einem transparenten Schutzfilm überzogen werden, um Kratzer zu minimieren.
Sichere Aufbewahrung des Backups
Ein einzelner Speicherort reicht nicht aus. Die 3‑2‑1‑Strategie ist bewährt:
- Mindestens drei Kopien des Dokuments erstellen.
- Auf mindestens zwei unterschiedlichen Medien (externe Festplatte, USB‑Stick, Cloud‑Speicher).
- Eine Kopie an einem physisch getrennten Ort lagern (z. B. bei Verwandten oder in einem Bankschließfach).
Die Cloud‑Variante sollte einen Anbieter mit EU‑Datenschutz‑Standard (DSGVO‑konform) nutzen.
Praxisbeispiel aus Bremen
Anna Müller, Absolventin des Studiengangs „Bauingenieurwesen“ (2020), verlor ihr Originaldiplom während eines Umzugs. Da sie bereits die oben beschriebene Digitalisierung und die druckfähige Vorlage angelegt hatte, konnte sie innerhalb von zwei Tagen ein zertifiziertes Ersatzexemplar beim Prüfungsamt anfordern – das Original blieb unverändert und die digitale Kopie diente als Nachweis in ihrer Bewerbung.
Checkliste für die Archivierung
- Originaldokument prüfen (Vollständigkeit, Lesbarkeit)
- Scannen mit 600 dpi, PDF/A‑1b
- Metadaten im PDF hinterlegen
- Kopie mit Wasserzeichen kennzeichnen
- Vorlage für Ersatzexemplar anlegen (Layout, Wasserzeichen)
- Druck auf säurefreiem Papier, Schutzfilm aufbringen
- Backups nach 3‑2‑1‑Strategie speichern
Weiterführende Ressourcen
Für detaillierte Anleitungen zu PDF/A‑Konvertierung und Metadaten‑Einbettung empfiehlt sich die offizielle Seite des Deutschen Instituts für Normung (DIN). Zusätzlich finden Sie Vorlagen für die Kennzeichnung von Kopien auf unserer Startseite.
Mit diesen Schritten bleibt Ihr Diplom der Universität Bremen dauerhaft gesichert und jederzeit nachweisbar – ohne rechtliche Risiken und ohne das Original zu gefährden.
