Sie haben das Diplomzeugnis der Universität Erlangen‑Nürnberg verlegt und stehen vor der Aufgabe, eine offizielle Zweitschrift zu beantragen? In den nächsten Abschnitten erklären wir Schritt für Schritt, welche Unterlagen nötig sind, an welche Stellen Sie sich wenden müssen und wie Sie typische Fallstricke vermeiden.
Kurzübersicht – Was ist zu tun?
- Prüfungsamt der Fachrichtung kontaktieren → Antragsformular anfordern.
- Identitätsnachweis (Personalausweis, Reisepass) und Immatrikulationsnachweis bereithalten.
- Verlustmeldung schriftlich einreichen (eidesstattliche Erklärung).
- Bearbeitungsgebühr von 15 €–30 € (je nach Fakultät) überweisen.
- Bearbeitungszeit: 2–6 Wochen. Bei dringendem Bedarf: Expressverfahren anfragen.
Weitere Details finden Sie im folgenden Leitfaden.
Rechtlicher Rahmen
Das Diplomzeugnis ist ein offizielles Prüfungsdokument, das nach § 13 Abs. 2 Hochschulgesetz (BayHSchG) als Urkunde gilt. Bei Verlust muss gemäß § 9 Hochschulverwaltungsverfahren‑Gesetz (HVwVfG) ein Antrag auf Ausstellung einer Zweitschrift gestellt werden. Die Universität Erlangen‑Nürnberg (FAU) hat hierfür ein standardisiertes Verfahren, das in der Prüfungsordnung der jeweiligen Fakultät verankert ist.
1. Erstkontakt – Prüfungsamt oder Studierendenverwaltung
Der schnellste Weg ist, das Prüfungsamt Ihrer Fachrichtung telefonisch oder per E‑Mail zu informieren. In der Regel beantwortet das Amt Anfragen innerhalb von 24 Stunden und stellt das benötigte Formular „Antrag auf Ausstellung einer Zweitschrift“ bereit. Beispielhafte E‑Mail‑Betreffzeile:
Betreff: Antrag auf Ersatz‑Diplomzeugnis – Verlustmeldung
Im Schreiben sollten Sie folgende Angaben machen:
- Vollständiger Name (wie im Originalzeugnis)
- Matrikelnummer
- Studiengang und Abschlussjahr
- Kurzbeschreibung des Verlusts (z. B. Die Unterlagen wurden bei einem Umzug versehentlich entsorgt.)
Ein kurzer Anruf kann klären, ob das Prüfungsamt bereits ein digitales Exemplar Ihrer Daten besitzt – das beschleunigt die Bearbeitung erheblich.
2. Benötigte Unterlagen
Für die Bearbeitung des Antrags verlangt die FAU in der Regel folgende Dokumente:
- Identitätsnachweis: Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses.
- Immatrikulations‑ bzw. Exmatrikulationsbescheinigung: Falls Sie noch eingeschrieben sind, reicht die aktuelle Immatrikulationsbescheinigung; bei Alumni wird die Exmatrikulationsbescheinigung akzeptiert.
- Eidesstattliche Erklärung: Schriftliche Verlustmeldung, unterschrieben, ggf. notariell beglaubigt, wenn Sie im Ausland sind.
- Nachweis der Zahlung: Quittung oder Banküberweisung für die Bearbeitungsgebühr.
Alle Dokumente sollten im PDF‑Format (max. 2 MB) per E‑Mail an das Prüfungsamt senden. Achten Sie darauf, dass die Dateien klar lesbar sind – Unschärfen führen zu Rückfragen und Verzögerungen.
3. Formular „Antrag auf Ausstellung einer Zweitschrift“ ausfüllen
Das offizielle Formular enthält Felder für:
- Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Adresse)
- Studienbezogene Angaben (Fakultät, Studiengang, Abschlussjahr)
- Angaben zum Verlust (Datum, Umstände, bereits erfolgte Meldungen)
- Gewünschte Versandart (Standard‑Post, Kurier, persönliche Abholung)
Ein häufiger Fehler ist das Auslassen des Feldes „Gewünschte Versandart“. Ohne Angabe kommt das Dokument in den Standard‑Postversand, was bei dringendem Bedarf zu unnötigen Verzögerungen führen kann.
4. Bearbeitungsgebühr und Zahlungsmodalitäten
Die FAU erhebt für die Ausstellung einer Zweitschrift zwischen 15 € und 30 €, abhängig von Fakultät und Aufwand. Die Zahlung erfolgt per Überweisung auf das Universitätskonto (IBAN wird im Antragsformular angegeben). Wichtig: Als Verwendungszweck unbedingt „Ersatz‑Diplomzeugnis“ und Ihre Matrikelnummer angeben, damit die Buchung korrekt zugeordnet werden kann.
Nach Eingang der Zahlung und vollständigen Unterlagen prüft das Prüfungsamt die Unterlagen. In der Regel erhalten Sie innerhalb von 10 Werktagen eine Bestätigung per E‑Mail.
5. Bearbeitungsdauer und Express‑Option
Die reguläre Bearbeitungszeit beträgt 2–6 Wochen. Wer das Ersatzzeugnis schneller benötigt (z. B. für Bewerbungen), kann beim Prüfungsamt nach einem Express‑Verfahren fragen. Dieses kostet zusätzlich etwa 20 € und reduziert die Lieferzeit auf 5–7 Werktage. Voraussetzung ist eine klare Begründung (z. B. bevorstehende Frist bei einer Jobbewerbung).
6. Ersatz im Ausland – Kontakt zur deutschen Botschaft
Studieren oder arbeiten Sie derzeit außerhalb Deutschlands, ist der Versand per internationalem Kurier die empfehlenswerte Variante. Alternativ können Sie das Dokument bei der deutschen Botschaft in Ihrem Wohnsitzland abholen. Dafür benötigen Sie:
- Eine beglaubigte eidesstattliche Erklärung (vor Ort notariell beglaubigt).
- Eine Kopie Ihres Reisepasses.
- Den Nachweis der Zahlung.
Die Botschaft leitet das Dokument nach Eingang an die FAU weiter und schickt es Ihnen per Expresspost zurück.
7. Wie Sie zukünftigen Verlust vermeiden
Ein einmal verlorenes Dokument ist häufig der Auslöser für unnötigen Aufwand. Hier ein paar bewährte Methoden:
- Digitales Backup: Scannen Sie Ihr Zeugnis sofort nach Erhalt in hoher Auflösung (300 dpi) und speichern Sie die Datei verschlüsselt auf einem Cloud‑Dienst (z. B. Tresorit, Sync.com).
- Physische Aufbewahrung: Legen Sie das Original in ein feuer- und wasserfestes Safe‑System, das auch gegen Diebstahl geschützt ist.
- Mehrfachkopien: Erstellen Sie eine beglaubigte Kopie (nicht als Original, aber als rechtssichere Sicherung) und lagern Sie diese an einem getrennten Ort, z. B. bei einem Vertrauensanwalt.
- Regelmäßige Kontrolle: Prüfen Sie jährlich, ob die Dokumente noch gut lesbar sind; bei Verfärbungen rechtzeitig nachbessern.
Wenn Sie eine hochwertige Replik für private Zwecke benötigen (z. B. als Dekoration für das Büro), finden Sie bei Urkunden‑Atelier entsprechende Angebote – jedoch ausschließlich zu nicht‑offiziellen Zwecken.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert es, bis das Ersatzzeugnis ankommt?
In der Regel 2–6 Wochen. Mit dem Expressverfahren kann die Lieferzeit auf etwa eine Woche verkürzt werden.
Kann ich das Ersatzzeugnis online beantragen?
Ja. Viele Fakultäten bieten ein Online‑Portal (z. B. FAU-Online-Service) an, über das Sie das Formular hochladen und die Zahlung per SEPA‑Lastschrift leisten können.
Was passiert, wenn das Originalzeugnis noch im Besitz der Universität ist?
In seltenen Fällen kann die FAU das Original aus dem Archiv holen und an Sie zurücksenden. Dafür fällt eine zusätzliche Verwaltungsgebühr an.
Muss ich die Zweitschrift beim Einwohnermeldeamt anmelden?
p>Nein, das Zeugnis ist kein Ausweis. Es dient ausschließlich als Nachweis über den akademischen Abschluss.
Gibt es Unterschiede zwischen Bachelor‑ und Diplomzeugnis?
p>Der formale Ablauf ist identisch. Der Unterschied liegt nur im Titel und im Layout – das Diplomzeugnis der FAU enthält den Hinweis „Diplom-Ingenieur“ bzw. „Diplom-Kauffrau“ je nach Fachrichtung.
Fazit und Handlungsempfehlung
Der Verlust eines Diplomzeugnisses ist ärgerlich, aber kein unlösbares Problem. Der sicherste Weg ist, sofort das Prüfungsamt zu kontaktieren, alle erforderlichen Nachweise zusammenzustellen und die festgelegte Bearbeitungsgebühr zu überweisen. Wer strukturiert vorgeht, erhält das Ersatzdokument in wenigen Wochen – oft sogar schneller, wenn ein Expressverfahren genutzt wird.
Als nächster Schritt: Laden Sie das offizielle Antragsformular von der Website Ihrer Fakultät herunter, sammeln Sie die genannten Unterlagen und senden Sie die Unterlagen an das zuständige Prüfungsamt. Sobald Sie die Bestätigung erhalten haben, können Sie die Bearbeitung verfolgen und bei Bedarf das Express‑Verfahren aktivieren.
Damit sind Sie bestens gerüstet, das Diplomzeugnis der Universität Erlangen‑Nürnberg schnell und problemlos zu ersetzen.
